Sichern Sie die Bezeichnung so, wie Kunden und Geschäftspartner sie tatsächlich wahrnehmen. Dazu gehören Schreibweise, Klang, Logo, Zusatzwörter, Branche, Waren oder Leistungen, Website, Kontaktangaben und räumlicher Auftritt. Ein isolierter Buchstabe kann unauffällig sein, während der gesamte Marktauftritt dennoch zu Fehlzuordnungen führt. Umgekehrt macht eine gemeinsame Sachangabe zwei Unternehmen nicht automatisch verwechselbar.
Tatsächliche Verwechslungen sind besonders nützlich für die Sachverhaltsaufnahme. Bewahren Sie fehlgeleitete E-Mails, Anfragen, Rechnungen, Bewertungen oder Lieferungen unverändert auf. Notieren Sie Datum, Absender und den erkennbaren Grund der Fehlzuordnung. Personen sollten nicht zu vorgegebenen Aussagen gedrängt werden.
Auch Suchmaschinen und Plattformen gehören zur Dokumentation. Halten Sie fest, welche Suchanfrage verwendet wurde, wie Anbieter bezeichnet waren und wohin ein Link führte. Eine Momentaufnahme sollte mit Datum und vollständiger URL gesichert werden. Sie zeigt den damaligen Zustand, ersetzt aber nicht die rechtliche Beurteilung.